Akten digitalisieren – die Dokumentenablage der Gegenwart

Zum Thema Akten digitalisieren hätten wir viele Geschichten zu erzählen. Aber weil aktuelle Studien oft mehr punkten, haben wir einen interessanten Fakt zum Einstieg: Ein Mitarbeiter braucht durchschnittlich 12 Minuten, um ein Papier zu finden. Vermutlich denken Sie jetzt: Meine Mitarbeiter bestimmt nicht! Mag sein. Aber selbst, wenn sie nur ein Viertel der Zeit, also drei Minuten pro Dokument suchen, ist dies immer noch viel Zeit, die nicht unbedingt zielführend ist, meinen Sie nicht?

Auf den Punkt gebracht: Mit einer gut organisierten digitalen Lösung kann dieser Vorgang des Dokumente Suchens auf wenige Sekunden herunter gebrochen werden. Doch entscheiden Sie sich dafür, Ihre Akten zu digitalisieren, bringt das noch weitaus mehr Vorteile mit sich.

Akten digitalisieren ganz nach Ihrem Geschmack

Je nachdem, für welche Lösung Sie sich entscheiden, Ihre Dokumente können zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort aus verfügbar sein – oder auch lokal nur bei Ihnen im Unternehmen. Sie können sich Akten und Unterlagen entweder von jedem Gerät aus angesehen, ganz flexibel bearbeiten und versenden – oder aber auch Mitarbeitern bestimmte Berechtigungen für unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten geben.

Beispielsweise kann ein Mitarbeiter Dokumente in einen bestimmten Ordner ablegen, aber keine Dokumente löschen – würde das nicht oft Sinn machen?

Ressourcen und damit Kosten schonen

Nicht nur das Drucken von Dokumenten kann sehr schnell sehr teuer werden. Auch Wartezeiten, die Ihrer Mitarbeiter verursachen oft enorme Ressourcen. Wenn Sie als Geschäftsführer beispielsweise relevante Dateien, die nur Ihre interne Buchhaltung betreffen – wie es auch sein sollte – gut versperrt in einem Schrank aufbewahren, hat Ihr Buchhaltungsmitarbeiter darauf vermutlich keinen Zugriff, wenn Sie beispielsweise auf Terminen oder erkrankt sind.

Die Arbeit kann somit nicht erledigt werden. Möchten Sie Ihre Akten digitalisieren, sollten Sie solche Szenarien unbedingt mitberücksichtigen. Denken Sie zudem nur an den Versand: Sind Ihre Akten digitalisiert und damit elektronisch abgelegt, können sie auch ganz einfach per E-Mail versandt werden. Dies ist nicht der Fall, wenn Rechnungen und Co. stets per Post verschickt werden – die Kosten für Papier, Kuverts und Zustellgebühren können Sie sich sparen! Wenn Sie Ihre Akten digitalisieren, wirkt sich das zudem positiv auf die Umwelt aus – ist vermutlich nach den letzten Beispielen aber ohnehin überflüssig zu erwähnen. Nicht nur Papier und dergleichen, sondern auch Transportwege, um Briefe zu ihrem Empfänger zu bringen, sind nicht mehr nötig.

Gold wert: Die Suchfunktion

Worauf müssen Sie verzichten, wenn Sie Ihre Dokumente nur offline ablegen? Genau: auf eine Suchfunktion, wie sie nur ein Computer beherrscht. STRG + F hat schon bestimmt schon so manche Meetingvorbereitung erleichtert, so manchen Alltag gerettet oder Sie vielleicht sogar vor unangenehmen Gesprächen oder gar einer Kündigung bewahrt. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass Dateien auch ordentlich benannt sind – was generell empfehlenswert ist. Durch eine einheitliche Benennung der Dokumente und strukturierte Ablage wird viel Zeit gespart.

Versionieren und Kommentieren

Schnell ist es passiert, dass ein Dokument auf dem Schreibtisch gefunden wird und keiner weiß, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat und ob dies überhaupt die aktuellste Version ist.

Wenn Sie Ihre Akten digitalisieren, können selbst Bearbeitungsschritte und Kommentare erfasst und die neuste Version mit einer klar erkennbaren Nummerierung leicht gefunden werden. Selbstverständlich können Kommentare an sich auch auf Papier geschrieben werden, aber können Sie die Schrift Ihrer Kollegen oder Mitarbeiter auch immer lesen?

Fazit & erste Schritte

Einer der Hauptgründe, weshalb Sie Ihre Akten digitalisieren sollten ist bestimmt, die Zeit- und damit Kostenersparnis. Sie überlegen bereits, diesen Schritt zu gehen oder haben mittendrin den Überblick verloren? Gerne helfen wir Ihnen weiter. Kontaktieren Sie uns und wir erfassen bei einem kostenlosen Erstgespräch alle relevanten Informationen. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter schon bald effizienter arbeiten und Ihre Dokumentenablage in die Gegenwart bringen.